Dokumenthantering

Processen med dokumenthantering samordnas av rektors kansli som också ansvarar för att ta fram rutiner, informera och utbilda.

Målet med dokumenthanteringen är att se till att verksamheten dokumenteras så att följande uppfylls:

- Verksamhetens behov av tillgång till verksamhetsinformation.

- Kraven i lagar och förordningar.

Då en allt större del av högskolans verksamhetsinformation skapas i digital form ligger tyngdpunken i arbetet på att tidigt påverka hur högskolan skapar verksamhetsinformation i sina verksamhetssystem.

I praktiken handlar dokumenthantering om att se till att högskolan hanterar sin verksamhetsinformation så att den går att hitta och förstås av andra än den som har skapat den. Detta gäller över såväl kort som lång tid.

Faktorer som påverkar dokumenthanteringen

Inom dokumenthanteringsområdet finns en rad lagar och föreskrifter som påverkar hur högskolan kan hantera sin verksamhetsinformation.

Bland annat gör offentlighetsprincipen att vi är skyldiga att på begäran lämna ut allmänna handlingar utan dröjsmål. Detta innebär att våra processer måste dokumenteras enligt väl dokumenterade rutiner och system.

Arkivlagen påverkar dokumenthanteringen på så sätt att högskolan inte kan gallra (förstöra) information som skapats i verksamheten utan stöd i lag eller föreskrift från Riksarkivet. En stor del av högskolans verksamhetsinformation ska bevaras för all framtid.

Under "Rutiner" finns dokumenthanteringsplaner för olika verksamheter som beskriver vilka handlingar som får gallras inom.

Verksamhetsanpassad dokumenthantering

Även om högskolan som myndighet omges av en rad krav som begränsar hur fritt vi kan hantera vår verksamhetsinformation arbetar rektors kansli för att dokumenthanteringsprocessen anpassas till verksamhetens behov.

Med utgångspunkt i internationella standarder som ISO 15489, ISO 23081 och ISO 26122 arbetar högskolan aktivt tillsammans med ett flertal lärosäten inom sektorn för att tillsammans utveckla dokumenthanteringen.

Kontakta högskolans arkivarie för frågor om dokumenthantering.